Sáng nay mình vừa nộp xong hồ sơ xin học bổng trường đại học bên Úc cho một bạn học sinh ở Gò Vấp, sẵn chờ bên trường phản hồi nên ngồi gõ vài dòng chia sẻ. Công việc của mình ở trung tâm tư vấn ngoài định hướng ngành nghề thì còn phải theo dõi mảng thu học phí online cho các khóa tiếng Anh. Chuyện này rất cực. Làm giáo dục thì giấy tờ và tiền bạc luôn chiếm trọn thời gian làm việc của bộ phận học vụ. Tư vấn một bộ hồ sơ tốn tận 2 tiếng đồng hồ, nhưng đi nhắc nhở đóng tiền cọc khóa IELTS 6.5 dự bị mức phí 4.500.000 đ lại làm đứt quãng dòng suy nghĩ. Lúc trước bên mình thu tiền rất thủ công, ai cũng nghĩ là ổn cho tới khi số lớp học tăng gấp đôi trong dịp hè, biến bài toán quản lý thu chi thành cục nghẽn lớn nhất. Mình nhận ra nếu không đưa khâu thu học phí tự động vào luồng làm việc thì không ai còn đủ sức lực đi ngồi tư vấn lộ trình du học cho các em nữa.
Khâu thu học phí online trước kia rối cỡ nào
Trung tâm ngoại ngữ của bên mình hiện tại có khoảng 150 học viên thường xuyên theo học các lớp dự bị. Mỗi tháng đến đợt thu học phí online là phòng học vụ lại đau đầu với hàng chục tin nhắn gửi về cùng lúc. Mọi người toàn thanh toán theo kiểu chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của giám đốc rồi chụp ảnh màn hình biên lai giao dịch gửi qua ứng dụng nhắn tin Zalo hoặc Messenger. Phụ huynh nhắn xong lại ngồi chờ nhân viên mở điện thoại dò từng dòng biến động số dư.
Nhiều khi cả chục bạn trong lớp IELTS dự bị đóng cùng mức 2.500.000 đ trong một buổi chiều. Việc này quá thủ công. Nội dung chuyển tiền mỗi người gõ một kiểu, bạn ghi họ tên, bạn chỉ ghi số điện thoại không hề có dấu hiệu nhận biết nên tình trạng khớp nhầm hóa đơn diễn ra liên tục trên sổ sách. Nhân viên lỡ tay ghi đã đóng cho em chưa nộp tiền, em nào đóng rồi lại bị nhắc nợ nhầm khiến học viên thấy tổn thương, phụ huynh gọi điện thẳng lên trung tâm phàn nàn làm học vụ cong lưng xin lỗi mỏi miệng.
Đợt đó bên mình cũng hay kẹt cứng ở khâu kích hoạt các khóa học quay sẵn buổi tối. Học sinh lên web đăng ký mua khóa ôn thi lúc 11 giờ đêm, hì hục chuyển khoản xong ngồi đợi email mật khẩu. Lúc đó phòng giáo vụ tắt máy nghỉ hết rồi, đâu có ai thức kiểm tra tài khoản nhận tiền. Sáng hôm sau nhân viên mở quyền truy cập thì học sinh đó đã đi ngủ hoặc tụt hứng thú học tập do đợi lâu. Cách quản lý dòng tiền bằng tay như vậy làm chậm trễ tiến độ học tập của các em và sinh ra nhiều rắc rối.
Thu học phí tự động đổ thẳng về tài khoản ACB
Sau đợt đó mình lên mạng tìm hiểu rồi mạnh dạn xài thử nền tảng MONA Pay để gỡ rối. Mình mày mò cài đặt công cụ này lên trang chủ của trung tâm để phụ huynh tiện mua khóa học. Đăng ký tài khoản trên hệ thống của họ là dùng ngay được mà không cần xét duyệt phức tạp. Việc tiếp theo là mình nối hệ thống với tài khoản ngân hàng bằng 2 lần nhập mã OTP bảo mật. Khi anh chị em tích hợp để thu học phí tự động qua cổng này thì tiền thanh toán bay thẳng về tài khoản ACB của trung tâm chứ không bị giữ lại ở ví điện tử trung gian nào. Tiền vào thẳng tài khoản.
Thao tác vận hành ở góc độ người dùng rất quen thuộc với phụ huynh hiện nay. Khi phụ huynh bấm nút thanh toán trên màn hình, hệ thống tự động tạo ra mã VietQR dành riêng cho phiên giao dịch đó. Trên hình mã vuông này nhúng sẵn số tiền cần nộp chính xác đến từng đồng và nội dung chuyển khoản được mã hóa đặc biệt. Phụ huynh chỉ việc mở app ngân hàng quen thuộc quét mã, không cần gõ tay mã số dài dòng hay sợ gõ nhầm nội dung, ngân hàng ACB thấy tiền vào là báo cho máy chủ biết liền lúc đó.
Lúc này trên nhóm chat Telegram của phòng học vụ bên mình sẽ reo lên nhận được một tin báo nổ tiền với đầy đủ thông tin tên ngân hàng, số tài khoản người gửi và nội dung giao dịch. Cả phòng không ai phải cầm khư khư điện thoại của giám đốc để canh thông báo app ngân hàng nữa. Khâu vận hành trở nên nhẹ nhàng hơn hẳn nên mình đi tư vấn cũng đỡ nhắc nhở nhân viên dò sổ sách, tâm trí thoải mái hơn hẳn.
Khóa học mua lúc nửa đêm vẫn mở quyền ngay lập tức
Điểm mình ưng bụng nhất ở công cụ này là khả năng hệ thống xử lý đơn hàng theo thời gian thực mà không cần người trực 24/7. Bất kể đó là giờ hành chính ngày thường hay tối mịt cuối tuần thì quy trình diễn ra y hệt nhau. Ngay khi ngân hàng xác nhận nhận đủ học phí, hệ thống gửi một gói dữ liệu webhook có chữ ký bảo mật HMAC-SHA256 về phần mềm nội bộ. Tốc độ báo tin thường diễn ra rất nhanh, hệ thống phản hồi trong vòng 10 giây sau khi tiền nổi trên ứng dụng ngân hàng. Tốc độ rất kinh ngạc.
Sau khi phần mềm quản lý học viên nhận thông tin báo có chính xác, nó tự động nhận diện mã số hồ sơ rồi đánh dấu đã thanh toán. Phần mềm lập tức mở quyền truy cập 50 video bài giảng ôn tập và đồng thời gửi email biên nhận định dạng PDF về hòm thư phụ huynh. Việc thu tiền lúc này không cần tới cú nhấp chuột thủ công nào của nhân viên ghi danh. Học sinh cày bài lúc nửa đêm lên web mua khóa học từ xa vẫn nhào vô xem video bài giảng ngay tắp lự. Nhờ vậy tỷ lệ hài lòng của các em học sinh trung tâm tăng lên thấy rõ.
Đến ngày cuối tháng, chị kế toán tổng hợp chỉ cần đăng nhập bảng điều khiển trên my.monapay.vn rồi tải về danh sách toàn bộ giao dịch phát sinh. Danh sách xuất ra chứa thông tin minh bạch theo từng tài khoản ảo riêng lẻ, hiển thị rõ ràng tối đa 100 giao dịch trên một trang màn hình. Chị ấy mở file Excel đối chiếu số liệu với bản báo cáo tổng kết từ phần mềm là khớp ngay lập tức. Mọi thứ dễ dàng hơn hẳn so với cảnh căng mắt dò tìm từng tờ giấy sao kê in mực mờ nhạt như ngày trước.
Hai điểm dở khi áp dụng hệ thống thu học phí online này
Áp dụng phần mềm thì quy trình nhanh gọn hẳn, nhưng xài thực tế một thời gian mới thấy công cụ này vẫn có vài chỗ chưa ưng ý. Điểm đầu tiên là gói miễn phí của họ đưa ra chỉ cho đúng 500 giao dịch một tháng. Trung tâm đông học sinh hoặc bán khóa học ngắn hạn giá rẻ thì chạy vài ngày là vượt con số giới hạn này. Khá là bất tiện. Lúc đó trung tâm bắt buộc phải nâng cấp lên gói trả phí để duy trì hoạt động với mức giá thu từ 99.000 đ một tháng trở lên.
Điểm trừ thứ hai nằm ở hệ sinh thái quản lý tài khoản của hãng công nghệ này, đặc biệt khi kết hợp nhiều dịch vụ. Việc trung tâm xuất hóa đơn điện tử cho học viên cần dùng thêm dịch vụ MONA eInvoice đi kèm bộ công cụ. Thế nhưng cả hai hệ thống này hiện tại vẫn hoạt động trên cơ chế đăng nhập độc lập chứ chưa gộp chung thành một tài khoản định danh duy nhất. Chị kế toán bên mình mỗi lần lên đơn cứ phải mở hai tab trình duyệt, đổi qua chuyển lại giữa hai màn hình xử lý thủ tục giấy tờ làm thao tác trở nên rườm rà.
Dù sao thì việc áp dụng thêm phần mềm tự động cũng giúp phòng học vụ gạt bỏ được khối lượng các công việc lặt vặt tốn thời gian. Sẵn tiện nói chuyện giấy tờ hồ sơ cho học viên, anh chị em làm quản lý có thể dành vài phút xem qua bài viết phân tích chứng chỉ ngoại ngữ được chấp nhận rộng rãi để có thêm thông tin tư vấn môn học. Bên cạnh đó, nếu phụ huynh thắc mắc gói hỗ trợ tài chính, mọi người cứ đưa bài chọn loại học bổng cho họ đọc tham khảo trước khi tư vấn.
Tài khoản ảo giải quyết triệt để khâu thu học phí tự động
Quay lại chuyện vận hành hệ thống, cách nhận diện dòng tiền tự động của nền tảng này đã giải quyết tận gốc bài toán dai dẳng bấy lâu nay. Đó là tình huống nhiều người nộp chung một số tiền học phí y chang nhau khiến người soát sổ tay dễ loạn nhịp. Mỗi bạn học sinh khi ghi danh trên phần mềm quản lý học viên sẽ được cấp phát một mã số tài khoản ngân hàng ảo hoàn toàn độc lập, hoặc một mã QR cá nhân hóa để khớp đúng từng người một.
Với cơ chế này, cho dù có tới ba hay năm phụ huynh cùng thanh toán mức phí 1.990.000 đ trong vòng 10 phút ngắn ngủi, máy chủ vẫn biết chuẩn xác tiền đó của em học sinh nào. Nó ghi nhận kết quả dựa trên số tài khoản thụ hưởng chứ không nhìn vào mệnh giá hay việc gõ sai nội dung chuyển khoản. Công nghệ này cứu sống phòng kế toán những ngày cuối tháng khi dòng tiền đóng học phí ồ ạt đổ về. Việc soát xét sổ sách giờ đây loại bỏ hoàn toàn rủi ro nhân viên gạch nợ nhầm tên hồ sơ. Khá là an tâm.
Với anh chị đang quản lý cơ sở giáo dục, nếu quy trình cũ làm mọi người tốn kém thời gian báo danh, triển khai giải pháp công nghệ mới là việc thiết thực để cải thiện năng suất. Trải nghiệm học tập của học sinh cũng nhanh chóng hơn hẳn khi các em không phải chầu chực đợi phản hồi từ phòng giáo vụ sau khi nộp tiền. Nếu trung tâm anh chị chưa có phần mềm quản lý bài bản thì đội ngũ phát triển này có sẵn công cụ MONA EduCenter để lắp vào chạy luôn mà không phải cấu hình phức tạp.
Mình đang lên kế hoạch tuần sau sẽ tổ chức họp lại toàn bộ phòng ban để viết bộ tài liệu hướng dẫn nhân viên mới nắm rõ quy trình thao tác trên hệ thống này.
