Hằng tháng, các trung tâm tư vấn du học phải xử lý hàng trăm hồ sơ, hàng nghìn lượt nhắn tin hỏi thông tin và nhiều lịch hẹn tư vấn chồng chéo. Khi nhân sự không kịp đáp ứng, học viên tiềm năng dễ rời đi để tìm trung tâm khác. Đây chính là lúc chuyển đổi số ứng dụng AI trở thành bài toán vận hành không thể bỏ qua với các đơn vị giáo dục muốn phát triển bền vững mà không tăng quá nhiều chi phí nhân sự.
Vì sao trung tâm tư vấn du học cũng cần chuyển đổi số
Nhiều người vẫn nghĩ chuyển đổi số chỉ là câu chuyện của doanh nghiệp lớn hay nhà máy sản xuất. Thực tế, các trung tâm tư vấn du học, dù quy mô vừa hay nhỏ, cũng đang đối mặt với những áp lực vận hành rất cụ thể và cần có giải pháp công nghệ phù hợp.
- Khối lượng hồ sơ ngày càng tăng: Mỗi mùa tuyển sinh, số lượng học viên nộp hồ sơ du học tăng đáng kể. Việc theo dõi tiến độ từng hồ sơ, nhắc hạn nộp và cập nhật tình trạng thủ công rất dễ xảy ra sai sót.
- Lịch hẹn tư vấn chồng chéo: Khi số lượng học viên tăng, đội tư vấn không thể cùng lúc đáp ứng tất cả. Phụ huynh chờ lâu mà không có phản hồi sẽ mất kiên nhẫn.
- Chi phí nhân sự bào mòn lợi nhuận: Với trung tâm nhỏ, phần lớn công việc lặp đi lặp lại như trả lời câu hỏi thường gặp, gửi email nhắc nhở, tổng hợp dữ liệu đang tiêu tốn nhiều nhân giờ nhưng chưa tạo ra giá trị gia tăng tương xứng.
Chúng tôi nhận thấy phần lớn trung tâm du học vẫn đang xử lý những việc này thủ công hoặc bằng các bảng tính Excel. Đây chính là điểm nghẽn mà chuyển đổi số ứng dụng AI có thể tháo gỡ hiệu quả.
Để hiểu thêm về bối cảnh và tầm nhìn dài hạn của giáo dục tích hợp công nghệ, bạn có thể xem phần giới thiệu về EduViet Global — đơn vị đang áp dụng công nghệ vào quy trình tư vấn du học tại Việt Nam.
Những đầu việc giáo dục có thể giao cho AI trước tiên
Không phải mọi việc đều cần AI. Cách làm phù hợp là xác định đúng những đầu việc lặp lại, tốn nhiều nhân sự nhất để giao cho AI trước. Nhờ đó, đội ngũ tư vấn có thêm thời gian cho những việc cần kỹ năng con người như tư vấn chuyên sâu hoặc xây dựng mối quan hệ với học viên.
- Sàng lọc hồ sơ học bổng: AI có thể hỗ trợ đọc hồ sơ, phân loại theo tiêu chí đặt sẵn như quốc gia du học, điểm số, ngân sách và ưu tiên những hồ sơ cần tư vấn sâu hơn.
- Nhắc hạn nộp tự động: Hệ thống có thể tự động gửi nhắc nhở cho học viên về hạn chót nộp hồ sơ, gia hạn visa hay lịch thi ngôn ngữ, từ đó giảm đáng kể nguy cơ bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Trả lời câu hỏi lặp về điều kiện du học: Các câu hỏi như du học Úc cần IELTS bao nhiêu? hoặc chi phí sinh hoạt tại Canada là bao nhiêu? có thể được AI xử lý qua chatbot 24/7.
- Tổng hợp dữ liệu tuyển sinh: AI hỗ trợ phân tích dữ liệu từ nhiều kênh như mạng xã hội, website, sự kiện tư vấn để dự báo mùa cao điểm và phân bổ nhân lực phù hợp hơn.
Những xu hướng về xu hướng nghề nghiệp hiện nay cũng cho thấy các ngành liên quan đến dữ liệu và tự động hóa đang có nhu cầu tuyển dụng cao. Điều này càng củng cố lý do để các trung tâm giáo dục chủ động tiếp cận công nghệ AI sớm hơn.
Học từ doanh nghiệp đã đi trước
Một trong những lo ngại phổ biến nhất khi các trung tâm du học nghĩ đến chuyển đổi số là liệu khoản đầu tư này có xứng đáng không? Câu trả lời thuyết phục nhất thường đến từ những đơn vị đã thực hiện trước.
Nhiều doanh nghiệp đã công bố kết quả tiết kiệm vận hành đáng tham khảo sau khi áp dụng chuyển đổi số ứng dụng AI. Bạn có thể tham khảo một ví dụ thực tế chi tiết tại trang chuyển đổi số ứng dụng AI để thấy con số tiết kiệm mà các đơn vị đã đạt được. Từ đó, trường học và trung tâm du học có thể đặt mục tiêu phù hợp hơn cho lộ trình của mình.
- Trả lời câu hỏi thường gặp: Trước khi dùng AI, nhân viên thường xử lý thủ công và phản hồi chậm. Sau khi dùng AI, chatbot có thể phản hồi tức thì và liên tục.
- Nhắc hạn nộp hồ sơ: Trước khi dùng AI, việc nhắc hạn dễ bị bỏ sót và phụ thuộc vào từng cá nhân. Sau khi dùng AI, hệ thống có thể nhắc tự động, đúng thời điểm.
- Phân tích dữ liệu tuyển sinh: Trước khi dùng AI, việc tổng hợp thủ công mất nhiều thời gian. Sau khi dùng AI, dữ liệu có thể được tổng hợp nhanh hơn và trình bày bằng biểu đồ.
- Sàng lọc hồ sơ học bổng: Trước khi dùng AI, nhân sự phải đọc từng tệp, mất nhiều nhân giờ. Sau khi dùng AI, hệ thống có thể phân loại ưu tiên ở bước sơ bộ.
Cách đo lường hiệu quả nên tập trung vào hai chỉ số cụ thể: thời gian xử lý hồ sơ, tính từ khi nhận đến khi có phản hồi đầu tiên cho học viên, và tỷ lệ phản hồi học viên, tức bao nhiêu phần trăm câu hỏi được trả lời trong vòng một giờ. Hai con số này phản ánh trực tiếp chất lượng trải nghiệm học viên và hiệu suất vận hành của trung tâm. Một đơn vị như Mona Media cũng cung cấp nhiều tài nguyên về cách xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả công nghệ trong doanh nghiệp.
Kết luận: bắt đầu nhỏ, đo bằng con số
Chuyển đổi số không đòi hỏi bạn thay đổi toàn bộ cách vận hành chỉ sau một đêm. Cách làm phù hợp là bắt đầu từ một quy trình tốn nhiều nhân sự nhất, thường là tư vấn ban đầu và nhắc hạn nộp, sau đó đo lường kết quả rồi mới mở rộng dần.
- Đặt chỉ số tiết kiệm rõ ràng trước khi triển khai. Ví dụ, trung tâm có thể đặt mục tiêu giảm thời gian phản hồi học viên từ vài tiếng xuống dưới một tiếng, hoặc giảm tỷ lệ hồ sơ bị bỏ sót xuống mức rất thấp.
- Sau khi có kết quả từ quy trình thử nghiệm đầu tiên, trung tâm mới nên nhân rộng sang các bộ phận khác như marketing giáo dục, chăm sóc sau tuyển sinh hay quản lý học tập.
Nếu bạn đang ở giai đoạn định hướng ngành học và quan tâm đến lĩnh vực quản trị giáo dục hoặc EdTech, hãy tham khảo thêm các ngành đại học khối C. Đây là nhóm ngành đang mở rộng nhờ xu hướng số hóa trong giáo dục. Hiểu rõ bối cảnh công nghệ hiện tại sẽ giúp bạn và đơn vị của mình đưa ra lựa chọn chiến lược phù hợp hơn trong tương lai.
